Tietosuojaseloste
Henkilötietolain (523/1999) 10§:n ja 25.5.2018 alkaen sovellettavan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukainen seloste henkilötietojen tietosuojasta ja käytöstä.
Rekisterinpitäjä ja sen yhteystiedot
Leader Foods Oy, Y-tunnus 1641348-3
Virkatie 8 B, 01510 Vantaa
Puh. +358983647310
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Leader Foods Oy / Jouko Prami
email jouko.prami@leader.fi
Puh. +358503542001
Rekisterin nimi
Leader Foodsin asiakasrekisteri. Rekisteri koostuu useammasta alarekisteristä.
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoitus on asiakasyhteydenpito, asiakas- ja kauppasuhteen ylläpitäminen ja kehittäminen sekä käyttö tilastollisiin tarkoituksiin. Leader Foods Oy käyttää näitä ja muita asiakassuhteen aikana syntyneitä tietoja tuote- ja palvelutarjonnan suunnitteluun sekä tarjonnan kohdistamiseksi. Lisäksi rekisterin tiedot ovat osa yhtiön kirjanpitoaineistoa siltä osin kuin myyntitapahtumien vastapuolten täytyy olla tunnistettavissa. Henkilötietoja käytetään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä puitteissa. Rekisteriä ei luovuteta ulkopuolisille tahoille muulta osin kuin tämän selosteen kohdassa ”Henkilötietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille” määritellyllä tavalla.
Rekisterin sisältämät tiedot
Asiakasrekisteri koostuu useammasta pääasiallisen käyttötarkoituksen mukaan kootusta erillisestä rekisteristä. Näiden asiakastiedot yhdessä muodostavat asiakkaasta tallennetut tietojoukot seuraavasti:
1) Asiakkaan sekä yritys-, yhdistys- ja yhteisöasiakkaiden tapauksessa asiakkaan yhteyshenkilön yhteystiedot ja tilaamisen mahdollistavat tiedot: etu- ja sukunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, sukupuoli ja henkilötunnus. Yritys-, yhdistys- ja yhteisöasiakkailta lisäksi yrityksen nimi ja Y-tunnus.
2) Asiakkaan ilmoittamat kiinnostuksen kohteet, talouden taustatiedot ja muut asiakaskohtaiset lisätiedot.
3) Mahdollinen suostumus lähettää asiakkaalle suoramarkkinointia.
4) Tiedot asiakkaan tilauksista, toimituksista ja palautuksista, verkkokaupan käytöstä ja selaamisesta sekä päätelaitteen tunnistetiedot.
5) Maksutiedot, mukaan lukien luottosopimukset ja muut laskutustiedot.
6) Palveluun kirjautumiseen vaadittavat tunnisteet.
7) Kanta-asiakasohjelmaan liittyvät tiedot asiakaskohtaiset tiedot: jäsenyystaso, ostokertymä, kerätyt, käytetyt ja käytettävissä olevat ekopisteet, asiakkaan erityistoiveet.
8) Palvelujen käytöstä havainnoidut ja analytiikan avulla johdetut tiedot.
9) Tuotesuositus- ja muut kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet.
10) Verkkokauppa-asiakkaan mahdollisesti tekemät tuotearvostelut.
11) Passitiedot tai vastaavat Tullin vaatimat tiedot tilattaessa tuotteita tai palveluita verottomana Suomen ulkopuolelta
12) Muut asiakkaan itsensä antamat tai henkilön tunnistavat tiedot.
Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään asiakkaan pyynnöstä.
Pääasiallisesti tietojen lähteenä toimii asiakas itse. Lisäksi voimme saada asiakasta koskevia henkilötietoja yhteistyökumppaneiltamme, esimerkiksi luottopalvelujen tarjoajilta. Kolmansilta osapuolilta saamistamme henkilötiedoista ilmoitamme tietosuoja-asetuksen määräysten mukaisesti asiakkaalle viimeistään kuukauden sisällä henkilötietojen vastaanotosta, ellei asiakas ole itse pyytänyt kyseisten tietojen toimittamista käyttöömme.
Tunniste-, yhteys- ja maksutietojen antaminen on pakollista ostaessasi tuotteita verkkokaupastamme.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde syntyy, kun asiakas rekisteröityy palveluun tai tekee ostoksen. Asiakkaan tilaushetken mukainen tieto luottokelpoisuudesta saadaan tarvittaessa Svea Ekonomin (Y-tunnus 1774535-9) tai Suomen Asiakastiedon 0111027-9 järjestelmästä.
Tietojen säilytysaika
Säilytämme asiakkaan henkilötietoja kuusi vuotta edellisestä ostoksesta tai muusta asiakastapahtumasta kuten verkkokauppavierailusta. Asiakas voi pyytää tietojensa poistoa jo tätä ennen, mutta kuluttajakauppaa koskevien vastuiden täyttämiseen tarvittavia sekä kirjanpitolainsäädännön edellyttämiä tietoja voidaan joutua säilyttämään tästä huolimatta. Kirjanpitolainsäädäntö edellyttää että myyntitapahtumien vastapuolet ovat tunnistettavissa ja rekisterinpitäjän tulee säilyttää tällaisia tietoja viiden vuoden ajan tilikauden päättymisestä. Tätä pidempään tietoja säilyteään vain jos lainsäädännöstä johtuu velvoitteita, joiden vuoksi henkilötietojen säilytysaikaa täytyy pidentää.
Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
• Saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista
• Pyytää itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
• Tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn milloin tahansa. Tämä ei kuitenkaan vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekisteröity voi tehdä näiden oikeuksiensa käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai rekisteriasioita hoitavaan henkilöön. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan todentaa. Ilmoitamme, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöä, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus (esimerkiksi luotonantotiedot) tai oikeus.
Jos rekisteröity huomaa, että henkilötietojen käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle.
Rekisterin suojaus
Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sisältäviä palvelintietokoneita säilyetään lukituissa ja tarkasti valvotuissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve niissä toimia. Häiriötilanteiden varalta tiedot varmistetaan säännönmukaisesti kopioimalla.
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Leader Foods Oyn sisäisen verkon käyttöoikeuksia. Käyttöoikeus on rajattu ainoastaan henkilön työtehtävien hoidossa tarpeellisiin tietoihin ja edellyttää henkilökohtaisten käyttäjätunnusten käyttöä. Jokainen henkilötietoja käsittelevä Leader Foods Oy:n työntekijä tai ulkoinen palveluntarjoaja on solminut joko erillisen tai työsopimukseensa sisällytetyn salassapitositoumuksen. Henkilötietojen käsittelyn oikeellisuutta ja tämän tietosuojakäytänteen mukaista käsittelyä seurataan myös lokitiedostojen hallinnan avulla. Paperille tulostettuina tietoja käytetään vain tilausten toimittamisen yhteydessä tai ongelma- ym.poikkeustilanteissa ja tällaiset paperitulosteet hävitetään välittömästi niiden käytön jälkeen.
Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.
Henkilötietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
Voimme luovuttaa joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille toimituksen takaamiseksi sekä markkinointia varten. Mahdollisen luottopäätöksen yhteydessä tietoja välittyy luottoa myöntävälle ja luottokelpoisuusarvion tekevälle taholle sekä toimituksen yhteydessä logistiikkakumppaneille. Luovutettavan tiedon määrä pyritään kuitenkin kaikissa tilanteissa rajaamaan minimiin.
Erityisesti verkkokaupan osalta voimme käyttää asiakastietoja myös analytiikka- ja personointitarkoituksiin, joissa meitä avustavat kolmannet tahot. Hyödynnämme yhteistyökumppanien kanssa osto- ja selaustietoja palvelun laadun parantamiseksi. Analytiikka- ja personointitarkoituksiin käytetty tieto on anonymisoitua aina kun mahdollista.
Myös viranomaisilla voi olla joissakin tilanteissa oikeus saada hallussamme olevia tietoja. Tällaisista tietopyynnöistä informoimme aina myös asiakasta, jos se on lain puitteissa sallittua.
Välitämme tietoja seuraaville kolmansille osapuolille:
• Analytiikka- ja tilastointikumppaneille
• Tuotesuositus- ja personointikumppaneille
• Sähköpostimarkkinointikumppaneille jos asiakas on sallinut viikkokirjeen, selaushistoriaan perustuvan viestinnän tai tuotearvostelupyynnöt
• SMS-kumppanille kun tekstiviestien lähetys on sallittu
• Kuljetusliikkeelle jos valittu toimitustapa on muu kuin nouto
• Maksunvälittäjälle maksukortilla maksaessa
• Luotonmyöntäjälle tai faktorointi-kumppanille verkkokauppa-asiakkaan käyttäessä maksutapana luottoyhtiön laskua tai osamaksua, ja tukkukauppa-asiakkaan kohdalla aina ellei toisin ole asiakkaan kanssa nimenomaan sovittu
• Laskuoperaattorille kun maksutapana on Leader Foods Oy:n oma lasku
• Tuotteen toimittajalle, jos kyseessä Leader Foods Oy:n kumppanin suoratoimitustuote
• Tullille tuotteita verottomana ostettaessa
• Perintäyhtiölle laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään
Huolehdimme tietoja siirrettäessä ja käsiteltäessä tietoturvan ja -suojan korkeasta tasosta EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Kolmansien osapuolten tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinoina ovat erilliset tietosuojasopimukset ja osana yhteistyötä vaadittavat selvitykset tietojen suojaustavoista.
Muutokset tietosuojakäytäntöön
Rekisterinpitäjä voi tehdä muutoksia tähän tietosuojakäytäntöön ja siihen liittyviin tietoihin. On suositeltavaa, että rekisteröity käy katsomassa tätä tietosuojakäytäntöä yhtiön verkkosivuilla tai verkkokaupassa säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.
